Medewerker Informatiebeheer (Archief)

Categorieën

  • Mbo+
  • ICT / Technologie
  • 32 - 36 uur

Medewerker Informatiebeheer, een echte smaakmaker

Als medewerker Informatiebeheer richt jij je op de uitvoering van een kwalitatief goed informatiebeheer. Je gaat aan de slag met het begeleiden en adviseren van afdelingen op operationeel niveau in het goed vastleggen en registreren van de informatie binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. Je volgt de ontwikkelingen in het vakgebied en beoordeelt of we deze ook in onze organisatie toe kunnen passen. Daarnaast blijf je ook jezelf continue ontwikkelen om gemakkelijk te kunnen schakelen tussen de diverse taken. Zo heb je taken binnen de operationele uitvoering (organisatie breed), denk aan het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van informatie. Maar ook taken binnen de advisering en ondersteuning van collega’s in het juiste gebruik van het aanmaken van zaken in het zaaksysteem of vakapplicatie. Zo geef je gemeente Ede nóg meer smaak. En daar ben je trots op, want je draagt echt iets bij aan onze hele gemeente met meer dan 120.000 inwoners. Voor 32-36 uur per week ben je als medewerker informatiebeheer bezig met het:

  • uitvoeren van het vernietigingsproces (toepassen landelijke selectielijst);
  • voorbereiden van de overdracht van de daarvoor in aanmerking komende informatie (archief);
  • beantwoorden van verzoeken om informatie, wat in beheer is bij de afdeling Archief;
  • ondersteunen bij uitvoerende werkzaamheden m.b.t. het kwaliteitssysteem en WOO proces;
  • deelnemen aan projecten en werkgroepen als de rol van informatiebeheer gewenst is;
  • analyseren van informatie en het toegankelijk maken daarvan;
  • uitvoeren van archiefbeheer voor een aantal gemeenschappelijke regelingen;
  • coachen en opleiden van nieuwe medewerkers die een rol hebben of krijgen in het beheren van informatie
Solliciteer direct

Gemeente Ede, smaakmakers van de Veluwe

Ede is veelzijdig: wonen, werken, recreëren kent in Ede vele smaken. Van het levendig centrum in de stad Ede tot het gevarieerde buitengebied en de natuur van de Veluwe. Een groot gebied met dorpen en stad. We kijken hoe we inwoners verder helpen door goed te luisteren. En geven duidelijk aan wat we te bieden hebben. Wist je dat we bij onze gemeente de nadruk op voedsel en gezondheid leggen? Tegelijkertijd focussen we met zo’n 900 collega’s op andere belangrijke zaken. Denk aan het zorgen voor voldoende betaalbare woningen en leefbare wijken en dorpen. Voor iedereen, want iedereen is welkom. Onze samenleving en omgeving is continu in ontwikkeling, wij bewegen mee en kijken vooruit. Dat maakt ons wendbaar en weerbaar.

De gemeente Ede zet in op diversiteit. Niet alleen op het gebied van geslacht, afkomst, geaardheid of leeftijd, ook op het gebied van talenten, kennis en vaardigheden. We geloven dat deze diversiteit ons in staat stelt onze maatschappelijke opgaven en uitdagingen aan te gaan. We werken daarom aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt.

Benieuwd wat Ede allemaal te bieden heeft? Bekijk de video en onze website! https://www.werkenbijede.nl/werken-bij-ede 

Proef de sfeer

Welkom bij de afdeling Informatiebeheer & Archief Ede, circa 22 experts die gezamenlijk instaan voor het behoud van de archieven en collecties. Informatiebeheer en archieven zijn onmisbaar voor een goede bedrijfsvoering van de gemeente, de bewijszoekende burger en vanuit cultuur-historisch perspectief. Daarnaast beheert en bewaart het gemeentearchief een collectie archieven van verenigingen, kerken en particulieren uit de regio en stelt deze ter beschikking aan het publiek via de studiezaal en digitaal archief. Onze afdeling is een belangrijke speler in interne en externe ontwikkelingen. Denk aan digitaal en zaakgericht werken, e-depot en vraagstukken op het gebied van openbaarheid, privacy, hergebruik en auteursrechten. Extra bijzonder is, dat bij het gemeentearchief dagelijks vrijwilligers werkzaam zijn om archieven blijvend beschikbaar te maken. Informatiebeheer richt zich op de uitvoering van een kwalitatief goed informatiebeheer en zal afdelingen op operationeel en tactisch niveau begeleiden/adviseren in het goed vastleggen en registreren van de informatie en documenten in Liber, binnen de dagelijkse bedrijfsvoering.

Gezamenlijk zijn we verantwoordelijk voor: recordmanagement, informatiebeheer, acquisitie, archief- en depotbeheer, dienstverlening (alle publieksgerichte taken), (erfgoed)educatie, beheer van de gemeentelijke kunstcollectie, toezicht & inspectie en behoud werkzaamheden. De afdeling is volop in beweging om aan te kunnen sluiten bij de actuele ontwikkelingen op het vakgebied en binnen de organisatie. Vertrouwen is de basis om met elkaar in gesprek te gaan. Zelfs of juist wanneer we verschillen. Wij werken hard en doen dat samen in een betrokken en informele sfeer. Wat ons samenbrengt is onze wil om verwachtingen te overtreffen en het streven naar een optimale dienstverlening door de continuïteit, integriteit en vertrouwelijkheid op hoog niveau te borgen. Zeker als het gaat over het aandeel dat wij als afdeling leveren voor de hele gemeente.

“Het werk bij de Afdeling Archief van de Gemeente Ede is heel divers. Wij werken met archieven die al eeuwenoud zijn maar krijgen ook dagelijks nieuw gecreëerde informatie binnen. Dat maakt de achtergrond van de collega’s die op onze afdeling werken ook heel divers. Wat ons allemaal verbindt is de wens om archieven en informatie op een goede, geordende en toegankelijke manier beschikbaar te stellen aan collega’s en burgers die daar nu naar vragen maar er ook voor te zorgen dat de archieven beschikbaar blijven in de toekomst. Daar helpen wij elkaar bij doordat wij makkelijk kunnen schakelen tussen verschillende taken en overlegstructuren. Uiteindelijk is dan de tevreden burger of collega het einddoel en het is elke keer weer prachtig om te zien als een onderzoeker net die informatie gevonden heeft, dankzij onze systemen, die hij/zij nodig heeft voor zijn/haar werk. Daar doen wij het uiteindelijk voor en dat geeft veel energie”

Jojanneke van Steenbeek, Beheerder E-depot

Dit breng je mee als Medewerker Informatiebeheer

Je bent het best te beschrijven als communicatief vaardig en innovatief. En om het af te maken ben je proactief en beschik je over een analytisch vermogen.

Je bent duidelijk en transparant in je communicatie en weet hierdoor collega’s snel verder te helpen en te adviseren. Je begrijpt al snel de behoeften en wensen van de klant en doordat je de ontwikkelingen in het vakgebied volgt weet je de behoeften en wensen goed te vertalen naar mogelijkheden. Je bent dan ook een fijne teamspeler en bent samenwerkingsgericht. Door jouw nieuwsgierige houding en doordat je jezelf blijft ontwikkelen weet je het meeste uit je werk te halen. Problemen zie jij dan ook als uitdagingen. Als laatste heb je oog voor kwaliteit en zie je snel de kern of essentie van een vraagstuk. Kortom, een echte inspiratiebron als Medewerker Informatiebeheer.

Daarnaast heb je:

  • een afgeronde opleiding in de richting van informatiebeheer aangevuld met MBO+ werk- en denkniveau;
  • ervaring met DMS en/ of Zaaksystemen is een pré;
  • ben je digitaal vaardig.

Breng je carrière op smaak

Voor al jouw inzet mag je rekenen op een beloning. Als Medewerker Informatiebeheer krijg je op basis van een 36-urige werkweek:

  • een bruto maandsalaris tot maximaal €4.244,-, schaal 8. Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en werkervaring.
  • een dienstverband van 12 maanden. Werkt het? Onze intentie is om een langdurige samenwerking met elkaar aan te gaan.
  • een individueel keuzebudget van 17,05%. Te gebruiken voor bijvoorbeeld je eigen ontwikkeling, een eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, een fietsregeling, extra vakantiegeld of verlofdagen.
  • persoonlijke ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden dankzij ons collectieve aanbod aan opleidingen.
  • de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen.
  • thuiswerkfaciliteiten, zoals ICT-middelen en een thuiswerkvergoeding.

Alle verdere arbeidsvoorwaarden vind je via https://www.werkenbijede.nl/werken-bij-ede/arbeidsvoorwaarden

Smaakt dat naar meer?

Solliciteer dan via de sollicitatieknop. Deze vacature kent geen sluitingstermijn. Zodra we elkaar gevonden hebben en de match is gemaakt, sluiten we de vacature. Potentiële kandidaten zullen direct uitgenodigd worden voor een oriënterend gesprek om te kijken wat we voor elkaar kunnen betekenen.

Vragen over de vacature? Laat het Annelies Verbaan, afdelingsmanager, weten via 06-14311998 of per mail annelies.verbaan@ede.nl. Voor vragen over de procedure neem je contact op met Judith van Duijn, Corporate Recruiter, via 06-53 33 24 39 of mail naar judith.van.duijn@ede.nl.

Goed om te weten:

  • Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.
  • Een online screening, assessment en referentiecheck kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces.
  • Voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan.
  • We doen de werving zelf, dus acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Kijkje in de keuken van gemeente Ede

Op 6 maart 2024 nodigt de gemeente Ede je van harte uit voor de open dag, waar je de kans krijgt om het werk van onze gemeente te ontdekken. Tussen 15:00 en 20:00 uur ben je welkom om verschillende collega's te ontmoeten en een kijkje achter de schermen te nemen. Meer details over de open dag zijn te vinden op: https://www.werkbelevingsweek.nl/evenementen/kijkje-in-de-keuken-van-gemeente-ede/.